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规律也称法则,是指事物之间的内在的本质联系。这种联系不断重复出现,在一定条件下经常起作用,并且决定着事物必然向着某种趋向发展。技巧泛指表现在具体工作方面的巧妙的技能。
公文写作规律与技巧是对公文写作实践的总结和认识。掌握并遵循公文写作规律和技巧,是不断提高公文写作水平和质量,发挥公文为机关管理服务职能的必然要求。
一、公文的表达方式
公文作为管理工具的根本属性,要求其一般不使用描写、抒情,主要使用叙述、说明和议论表达方式。
(一)叙述。叙述是指运用书面语言记录和展现相关人及事物发生发展、变化结果的表达方式。应当具备时、地、人、事、因、果六要素;表达时以顺序为主,概述而不详述;常与说明并用。
(二)说明。即阐释和解说,是用简明而准确的文字对客观事物的属性、特征及状态、功能等进行介绍、解说的一种表达方式。常用于界定概念、点明主旨、交代情况、引述资料、列举数据;多用定义法、诠释法、分类法、引用法、比较法、举例法、数据及图示法等说明方式。
(三)议论。就是讲道理,是对写作对象进行分析,作出判断,表明观点和态度的表达方式。公文的议论通常是就事论事,多采用夹叙夹议、正面论证,用事实说话,重论点论据,省论证过程。议论是叙述、说明的补充手段,处于从属地位。
二、公文语言使用要求
(一)准确、简明、朴实、庄重、生动。准确是公文写作的基本要求。
(二)使用现代通用语言。应使用在提炼口头语言基础上形成的,合乎语法、修辞和逻辑规范的现代通用书面语言。
(三)恰当使用浅近文言词语(兹、顷、谨、收悉等)。
(四)使用公文专门用语。使用较多的主要有启承用语、领起用语、颁转用语、称谓用语等。
(五)慎重使用字母词。字母词是指由西文字母构成或其中包含西文字母的词语的通称,其应用广泛,但在一定程度上影响了汉语言文字的纯洁性,故需慎重使用。
(六)不宜使用网络语言。网络语言是一种伴随网络发展有别于传统平面媒介的新兴语言形式,公文不宜使用
(七)规范使用职务称谓。如不能将“人大常委会副委员长”称作“人大副委员长”;各级人大常委会的委员不要称作“人大常委”;对国内各级领导干部和国有企业负责人,不使用“老板”称谓等。
(八)需要改变提法的惯用语。如不使用“践行‘八荣八耻’”的提法应使用“践行社会主义荣辱观”;不使用“一带一路战略”的提法,而使用“一带一路倡议”等。
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