众所周知,英文邮件的用途非常广泛,例如向新客户寻求合作、申请调岗、申请休假、工作报告、面试等等。虽然用途大不相同,但是称呼、开篇语及结束语是可以通用的。今天就带领大家捞干货!
01
称
呼
英文邮件中的称呼跟中国人的习惯相似度很高,比如:姓氏+性别(王先生)、姓氏+职业(张医生)、姓氏+职称(李教授)、姓氏+职务(马经理),关系近一些的可以直接称呼名字等等。
今天我们以Professor Sally Smith Ph.D为例,引出英文邮件中对于称呼的规范写法。
假设此人为男士,那我们可以称呼他为Mr. Smith(史密斯先生),Dr. Smith (此处译为史密斯博士,而不是史密斯医生,因为名字后面明确标注为Ph.D),Professor Smith(史密斯教授),外国人名字都比较长,如果分不清哪部分是姓氏,也可以写为Mr.Sally Smith。
例:
●Dear Dr.Smith
●GreetingsProfessor Smith
● Good MorningMr.Smith
● Good AfternoonDr.Smith
● Good EveningMr.Smith(虽然可以写晚上好,但是在美国5:00pm 或6:00pm后属于非工作时间,所以一般都不选择在晚上发邮件。)
注:如果不清楚对方姓名,写邮件时可直接用Greetings, Good Morning或是Good Afternoon, 但是不可用Dear (dear 后面必须接名字)。如果不知道对方性别,可用Greetings Sally.
02
开
篇
语
下面给大家列举一些地道的开篇语句子:
① Thanks for your prompt reply.
谢谢您的及时回复。(prompt 意为very fast, 但是prompt 更专业)
② It was wonderful connecting with you today.
今天能跟您取得联系,我感到非常荣幸。
如果是第一次联系,还可用It was wonderfulto meet you today.
③ Thanks for informing me about...
感谢您告知我关于...的事
例:Thanks for informing me about the meeting last week.
感谢您告知我关于上周会议的事。
④ Thank you for finding time to meet/discuss...
感谢您抽出时间见面/讨论...,后接过去时间,或未来计划。
例:Thank you for finding time to discuss the reports on Saturday.
感谢您周六抽出时间与我讨论报告的事宜。
Thank you for finding time to meet with me last week.
感谢您上周抽出时间与我见面。
⑤ I appreciate your feedback on...
感谢您对...的反馈。
例:I appreciate your feedback on my report.
感谢您对我报告的反馈。
⑥ I hope this email finds you well.
希望您一切顺利。
⑦ Ihope you enjoyed yourweekend/holiday/vacation.
希望您周末/假期过的愉快!
⑧ I apologize for the late reply /response.
I apologize for getting back to you so late.
没能及时给您回复,我深感抱歉。
⑨ I am writing to inform you...
我写邮件的目的是通知您...
例:I am writing to inform you that I will be out of the office from February 10thto February 12th.
我写邮件的目的是通知您,我会在2月10日至2月12日期间外出。
⑩ I"d like to enquire about...
我想询问一下关于...的事。
例:I"d like to enquire about when you"ll be out of the office.
我想询问一下您何时外出。
For your reference, I have attached the reports.
我将报告添加到附件中,供您参考。
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适用人群
经常写英文邮件的人士外企、跨国公司、外贸公司、酒店等行业人员对商务英语、英文邮件写作感兴趣的人士